Life

透過「多分組模式」也能用ZOOM同時在單一會議室舉辦兩場活動

跨界知識社群 Crossoverlearning 在疫情爆發之前,我們一直都是實體的讀書會、小聚會,但由於自己遠距會議的經驗已長達三到四年,所以疫情爆發後,馬上在當天做了調整,開始了漫長兩個月的線上讀書會、線上活動,大概一個月有超過14場活動。​

今天想和大家分享的是,「當只有一個會議室權限,如何辦理兩場活動」。因為經費有限,所以我們是購買最低方案的ZOOM,但是又卡到有其中一天要進行兩場讀書會,這兩場活動主持人、參與者人數都不同、每場最後一小時要分成兩組做討論,在只能開一個房間的狀況下,我們以「多分組方式」來解決這個問題。​

先講結論:​
主會場​
+​
分組設置:六間房間​
房間1 活動A 主要區​
房間2 活動A 組別一​
房間3 活動A 組別二​
房間4 活動B主要區​
房間5 活動B組別一​
房間6 活動BB組別二​

分組時間:不設置上限​



步驟一、測試+驗證​
在正式活動前兩週,每次的會議,我們每次的內部會議,都把所有人放進分組討論室中,測試分組討論室是不是會自動關閉,或者有多少人在內才可以。我們測試過一到三個人,同時一起在分組當中開會兩到三小時,是沒有問題的。​

步驟二、模擬動線​
附圖這張是模擬時的截圖,前面有提到需要主會場+六個房間,因此我們模擬了動線。​
管理員在主會場,等參與者進場後「手動」、「逐一」將對方分配進分組討論室。​
這也等於事前必須擬定好名單,確認參與者的房間,避免分配錯誤。​

步驟三、事前溝通​
由於當天活動總計有30人以上,分成兩個房間、各兩組,因此必須充分跟當天的主持人和助理溝通,請他們理解目前的活動分配,做最大的後援支持。​

步驟四、活動正式上線​
活動當天,我們比平時早30分鐘開設會議室,目的是讓主持人跟助理比參與者早進入到分組討論室當中,作為接待的角色。接著活動正式前的15分鐘,開放參與者進場。​參與者會進到主會議室,進入後會先看到活動的圖片(顯示請等待房間分配)+音樂,等待約1分鐘內就會進到他們所屬的房間,此時主持人與助理也已經在內等候,就可以先說明活動流程。​

圖為兩場活動進行中,使用手機監看



​整體活動大約在15分鐘內陸續完成分房,看著兩場活動順利開始,且氣氛跟節奏都不同,覺得特別感動!​

另外要特別注意,過程中會議的主持人、聯席主持人都可以跳轉房間檢視狀況,但要注意的是,「不要結束分組會議」,而是「離開房間」,這樣才不會讓整場活動毀了XD​

後來的分組討論也是用手動分配,活動約進行五小時,順利結束!!!​

如果覺得有幫助的話,歡迎7/31 來參加我們邀請 王永福,福哥合辦的活動,一起學習唷!​
報名網址:https://lihi1.cc/hoBgT/karenoffice

FaceBook留言

則留言

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *