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跨界知識社群 Crossoverlearning 在疫情爆發之前，我們一直都是實體的讀書會、小聚會，但由於自己遠距會議的經驗已長達三到四年，所以疫情爆發後，馬上在當天做了調整，開始了漫長兩個月的線上讀書會、線上活動，大概一個月有超過14場活動。​
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今天想和大家分享的是，「當只有一個會議室權限，如何辦理兩場活動」。因為經費有限，所以我們是購買最低方案的ZOOM，但是又卡到有其中一天要進行兩場讀書會，這兩場活動主持人、參與者人數都不同、每場最後一小時要分成兩組做討論，在只能開一個房間的狀況下，我們以「多分組方式」來解決這個問題。​
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先講結論：​
主會場​
＋​
分組設置：六間房間​
房間1 活動Ａ 主要區​
房間2 活動Ａ 組別一​
房間3 活動Ａ 組別二​
房間4 活動Ｂ主要區​
房間5 活動Ｂ組別一​
房間6 活動BＢ組別二​
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分組時間：不設置上限​

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步驟一、測試＋驗證​
在正式活動前兩週，每次的會議，我們每次的內部會議，都把所有人放進分組討論室中，測試分組討論室是不是會自動關閉，或者有多少人在內才可以。我們測試過一到三個人，同時一起在分組當中開會兩到三小時，是沒有問題的。​
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步驟二、模擬動線​
附圖這張是模擬時的截圖，前面有提到需要主會場＋六個房間，因此我們模擬了動線。​
管理員在主會場，等參與者進場後「手動」、「逐一」將對方分配進分組討論室。​
這也等於事前必須擬定好名單，確認參與者的房間，避免分配錯誤。​
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步驟三、事前溝通​
由於當天活動總計有30人以上，分成兩個房間、各兩組，因此必須充分跟當天的主持人和助理溝通，請他們理解目前的活動分配，做最大的後援支持。​
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步驟四、活動正式上線​
活動當天，我們比平時早30分鐘開設會議室，目的是讓主持人跟助理比參與者早進入到分組討論室當中，作為接待的角色。接著活動正式前的15分鐘，開放參與者進場。​參與者會進到主會議室，進入後會先看到活動的圖片（顯示請等待房間分配）＋音樂，等待約1分鐘內就會進到他們所屬的房間，此時主持人與助理也已經在內等候，就可以先說明活動流程。​

圖為兩場活動進行中，使用手機監看
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​整體活動大約在15分鐘內陸續完成分房，看著兩場活動順利開始，且氣氛跟節奏都不同，覺得特別感動！​
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另外要特別注意，過程中會議的主持人、聯席主持人都可以跳轉房間檢視狀況，但要注意的是，「不要結束分組會議」，而是「離開房間」，這樣才不會讓整場活動毀了ＸＤ​
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後來的分組討論也是用手動分配，活動約進行五小時，順利結束！！！​
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如果覺得有幫助的話，歡迎7/31 來參加我們邀請 王永福，福哥合辦的活動，一起學習唷！​
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