跨界知識社群 Crossoverlearning 팬데믹 이전에는 항상 오프라인 독서 모임과 소규모 모임을 개최했지만, 원격 회의 경험이 이미 3~4년 축적되어 있었기 때문에 팬데믹 발생 후 당일 즉시 조정을 했고, 길었던 2개월의 온라인 독서 모임과 온라인 활동을 시작했습니다. 한 달에 14회 이상의 활동을 진행했습니다.

오늘 여러분과 공유하고 싶은 내용은 **「회의실 권한이 하나만 있을 때 두 가지 활동을 어떻게 진행할 것인가」**입니다. 예산이 제한되어 있어 ZOOM의 최저 요금제를 구매했지만, 한 날짜에 두 개의 독서 모임을 진행해야 했고, 두 모임의 진행자, 참여자 수가 달랐으며, 각 모임의 마지막 1시간에 두 그룹으로 나누어 토론해야 했습니다. 하나의 회의실만 개설할 수 있는 상황에서 우리는 「다중 분조 방식」으로 이 문제를 해결했습니다.

먼저 결론을 말씀드리겠습니다:

메인 회의실 ＋ 분조 설정: 6개 방 방 1 활동 A 메인 영역 방 2 활동 A 그룹 1 방 3 활동 A 그룹 2 방 4 활동 B 메인 영역 방 5 활동 B 그룹 1 방 6 활동 B 그룹 2

분조 시간: 상한선 설정 안 함

단계 1: 테스트 및 검증

정식 활동 2주 전부터 매번 내부 회의를 할 때마다 모든 인원을 분조 토론실에 배치하여 분조 토론실이 자동으로 종료되는지, 또는 몇 명이 들어가야 할 수 있는지 테스트했습니다. 우리는 1명에서 3명까지 동시에 분조에서 2~3시간 회의를 진행해도 문제가 없다는 것을 확인했습니다.

단계 2: 동선 시뮬레이션

첨부된 이미지는 시뮬레이션 시 스크린샷입니다. 앞서 언급했듯이 메인 회의실 + 6개의 방이 필요하므로 우리는 동선을 시뮬레이션했습니다. 관리자는 메인 회의실에 머물러 있고, 참여자가 입장한 후 「수동으로」「한 명씩」분조 토론실로 배치합니다. 이는 사전에 명단을 작성하고, 참여자의 방을 확인하여 배치 오류를 피해야 함을 의미합니다.

단계 3: 사전 커뮤니케이션

당일 활동에 총 30명 이상이 참여하고, 2개의 방으로 나뉘며 각각 2개의 그룹으로 나뉘기 때문에 당일의 진행자 및 보조 진행자와 충분한 소통이 필요합니다. 그들이 현재의 활동 배분을 이해하고 최대한의 지원을 제공하도록 요청해야 합니다.

단계 4: 활동 정식 개시

활동 당일에 우리는 평소보다 30분 일찍 회의실을 개설했습니다. 목적은 진행자와 보조 진행자가 참여자보다 먼저 분조 토론실에 입장하여 안내 역할을 수행하기 위함입니다. 이어서 활동 정식 개시 15분 전에 참여자 입장을 개방했습니다. 참여자들은 메인 회의실에 입장하며, 입장 후 활동 이미지(방 배치 대기 중 표시) + 음악을 보고 약 1분 내에 자신이 속한 방으로 입장하게 됩니다. 이때 진행자와 보조 진행자도 이미 방 내에서 대기하고 있어 활동 절차를 설명할 수 있습니다.

이미지는 두 활동이 진행 중이고, 휴대폰으로 모니터링하는 장면입니다.

전체 활동이 약 15분 내에 순차적으로 방 배치가 완료되었고, 두 활동이 순조롭게 시작되며, 분위기와 진행 속도가 모두 달라서 특별히 감동적으로 느껴졌습니다!

또한 특별히 주의할 점은, 진행 과정에서 회의의 진행자나 공동 진행자가 방 사이를 전환하여 상황을 확인할 수 있지만, 「분조 회의를 종료하지 말고」「방을 떠나야」합니다. 그렇지 않으면 전체 활동이 망칠 수 있습니다ㅠ_ㅠ

이후 분조 토론도 수동으로 배치했고, 약 5시간의 활동이 성공적으로 종료되었습니다!!!

도움이 되었다면, 7월 31일에 우리가 王永福(福哥)와 공동 개최하는 활동에 참석하여 함께 배워보세요! 등록 링크: https://lihi1.cc/hoBgT/karenoffice