크로스오버 러닝(Crossoverlearning) 지식 커뮤니티는 팬데믹 이전에 오프라인 독서 모임과 소규모 모임을 진행해왔지만, 이미 3~4년의 원격 회의 경험이 있었기에 팬데믹 발생 후 즉시 조정을 시작했고, 2개월 동안의 긴 온라인 독서 모임과 온라인 활동을 진행했습니다. 한 달에 14회 이상의 활동을 진행했습니다.
오늘 여러분과 공유하고 싶은 것은 **「회의실 권한이 하나만 있을 때 두 가지 활동을 어떻게 진행할 것인가」**입니다. 예산이 제한적이어서 우리는 ZOOM의 최소 요금제를 구매했지만, 같은 날에 두 개의 독서 모임을 진행해야 하는 상황이 발생했습니다. 이 두 활동은 진행자, 참여 인원이 다르고, 각 활동의 마지막 1시간씩 두 그룹으로 나누어 토론하는 방식이었습니다. 하나의 회의실만 사용할 수 있는 상황에서 우리는 「다중 분조 방식」으로 이 문제를 해결했습니다.
먼저 결론부터 말하겠습니다:
메인 회의장
＋
분조 설정: 6개 방
방 1 활동 A 메인 영역
방 2 활동 A 그룹 1
방 3 활동 A 그룹 2
방 4 활동 B 메인 영역
방 5 활동 B 그룹 1
방 6 활동 B 그룹 2
분조 시간: 제한 없음
단계 1: 테스트 및 검증
정식 활동 2주 전부터 매번 내부 회의에서 모든 사람을 분조 토론 방에 배치하여 분조 토론 방이 자동으로 종료되는지, 또는 몇 명이 있을 때 작동하는지 테스트했습니다. 1명에서 3명이 분조에서 동시에 2~3시간 회의를 진행하는 것에 문제가 없었습니다.
단계 2: 동선 모의
첨부된 스크린샷은 모의 시의 이미지이며, 앞서 언급했듯이 메인 회의장 + 6개 방이 필요하므로 우리는 동선을 모의했습니다.
관리자는 메인 회의장에서 참여자가 입장한 후 「수동으로」, 「개별적으로」 상대방을 분조 토론 방에 배치합니다.
이는 또한 사전에 명단을 작성하고 참여자의 방을 확인하여 배치 오류를 방지해야 함을 의미합니다.
단계 3: 사전 커뮤니케이션
당일 활동에 총 30명 이상이 참여하며 두 개의 방으로 나누어져 각각 2개 그룹이 되므로, 당일 진행자와 어시스턴트와 충분히 소통하여 현재의 활동 배치를 이해하고 최대한의 지원을 제공하도록 요청했습니다.
단계 4: 활동 정식 운영 시작
활동 당일, 우리는 평소보다 30분 일찍 회의실을 개설했습니다. 목적은 진행자와 어시스턴트가 참여자보다 먼저 분조 토론 방에 입장하여 접수 역할을 하기 위함입니다. 그 다음 활동 정식 시작 15분 전에 참여자 입장을 개방합니다. 참여자는 메인 회의실에 입장하며, 입장 후 활동 이미지(방 배치 대기 중으로 표시) + 음악을 보게 되고, 약 1분 이내에 자신이 속한 방으로 이동하게 됩니다. 이때 진행자와 어시스턴트도 이미 안에서 기다리고 있으므로 활동 절차를 설명할 수 있습니다.
그림: 두 가지 활동 진행 중, 휴대폰으로 모니터링
전체적으로 약 15분 내에 분방이 순차적으로 완료되었고, 두 활동이 순조롭게 시작되며 각각 다른 분위기와 속도를 가지고 있었기에 특별히 감동했습니다!
또한 특별히 주의할 점은 진행 중에 회의 진행자, 공동 진행자는 방을 옮겨 상황을 확인할 수 있지만, 주의할 점은 「분조 회의를 종료하지 말고」, 「방을 나가야」한다는 것입니다. 그렇지 않으면 전체 활동이 망가질 수 있습니다ＸＤ
이후의 분조 토론도 수동 배치를 사용했으며, 약 5시간의 활동이 순조롭게 종료되었습니다!!!
도움이 되었다면, 7월 31일에 우리가 초대한 王永福(福哥)와 함께 진행하는 활동에 참여하시길 초대합니다. 함께 배워요!
등록 링크: https://lihi1.cc/hoBgT/karenoffice
