クロスオーバーラーニング(Crossoverlearning)は、パンデミック発生前は実対面の読書会や小規模な集まりを開催していましたが、自身がリモート会議の経験を3～4年持っていたため、パンデミック発生後、その日のうちに対応を切り替え、2ヶ月間にわたるオンライン読書会やオンラインイベントを開始しました。1ヶ月に14場以上のイベントを開催していました。

今日皆さんとシェアしたいのは、**「会議室の権限が1つしかない場合、どのように2つのイベントを開催するか」**についてです。予算が限られていたため、ZOOMの最低プランを購入していたのですが、同じ日に2つの読書会を開催する必要がありました。これら2つのイベントはモデレーター、参加者数が異なり、各イベントの最後の1時間は2つのグループに分かれて討論を行う予定でした。1つの会議室しか開設できない状況で、私たちは「ブレイクアウトルーム機能」を使用してこの問題を解決しました。

まず結論から説明します：

メイン会場 ＋ ブレイクアウトルーム設定：6つのルーム ルーム1 イベントA メインエリア ルーム2 イベントA グループ1 ルーム3 イベントA グループ2 ルーム4 イベントB メインエリア ルーム5 イベントB グループ1 ルーム6 イベントB グループ2

ブレイクアウトルーム時間：上限なし

ステップ1、テスト＋検証

正式なイベント2週間前から、毎回の内部会議ですべての人をブレイクアウトルームに配置し、ルームが自動的に閉じるかどうか、または何人いれば利用可能かをテストしました。1～3人で2～3時間同時にブレイクアウトルームで会議を行うことに問題がないことを確認しました。

ステップ2、導線をシミュレーション

添付の画像はシミュレーション時のスクリーンショットで、前述のようにメイン会場＋6つのルームが必要なため、導線をシミュレーションしました。

管理者はメイン会場にいて、参加者が入場した後、「手動で」「1人ずつ」ブレイクアウトルームに配置します。

これは事前に参加者リストを作成し、各参加者の割り当てられるルームを確認し、配置の誤りを避ける必要があることを意味します。

ステップ3、事前の連絡

その日のイベント総参加者数が30人以上で、2つのルームに分かれ、各ルームがさらに2つのグループに分かれるため、当日のモデレーターとアシスタントと充分にコミュニケーションを取り、現在のイベント配置を理解してもらい、最大限のサポートを得る必要がありました。

ステップ4、イベント正式スタート

イベント当日、私たちはいつもより30分早く会議室を開設しました。これはモデレーターとアシスタントが参加者より先にブレイクアウトルームに入室し、受付の役割を果たすためです。その後、イベント開始15分前に参加者の入室を許可しました。参加者はメイン会議室に入室し、入室後、イベント画像（ルーム割り当て待機中）と音楽が表示され、約1分以内に自分が属するルームに入室します。この時、モデレーターとアシスタントはすでにルーム内で待機しており、イベントの流れを説明することができます。

写真：2つのイベント進行中、携帯電話で監視している様子

全体的なイベントは約15分以内に段階的にルーム割り当てが完了し、2つのイベントが順調に開始され、雰囲気とペースが異なるのを見て、特に感動しました！

また特に注意すべき点は、会議のモデレーターや共同モデレーターはルーム間を移動して状況を確認できるということですが、「ブレイクアウトルーム会議を終了する」のではなく、「ルームを離れる」必要があります。そうしないとイベント全体が台無しになってしまいます（笑）

その後のブレイクアウトルームディスカッションも手動で配置を行い、約5時間のイベントが順調に終了しました！！！

もし参考になれば、7月31日に王永福さん、福哥さんと共催するイベントに参加してください。一緒に学びましょう！

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