「複数グループモード」を使用してZOOMで単一の会議室で2つのイベントを同時に開催する方法

クロスオーバーラーニング（Crossoverlearning）という知識コミュニティでは、パンデミック前は実体のある読書会やミニイベントを開催していましたが、リモート会議の経験が3～4年あったため、パンデミック発生後、その日のうちに調整を加え、長い2か月間のオンライン読書会やオンラインイベントを開始しました。月に14以上のイベントを開催していました。

今日皆さんと共有したいのは、**「会議室の権限が1つだけの場合、2つのイベントをどのように開催するか」**についてです。予算が限られていたため、ZOOMの最低プランを購入しましたが、2つの読書会を開催する必要がある日が重なってしまいました。これらの2つのイベントは主催者、参加者数が異なり、各イベントの最後の1時間は2つのグループに分けて議論することになっていました。1つの会議室しか開設できない状況の中で、「複数グループモード」を使用してこの問題を解決しました。

結論から申し上げますと：

メイン会議室

＋

グループ設定：6つの会議室

会議室1 イベントA メインエリア

会議室2 イベントA グループ1

会議室3 イベントA グループ2

会議室4 イベントB メインエリア

会議室5 イベントB グループ1

会議室6 イベントB グループ2

グループ分け時間：上限設定なし

ステップ1、テストと検証

正式なイベントの2週間前から、毎回の会議で、内部会議のたびに全員をグループディスカッション室に入れて、グループディスカッション室が自動的に閉じるかどうか、または何人いれば閉じるのかをテストしました。1～3人が同時にグループディスカッション室で2～3時間の会議を行うことをテストしたところ、問題がありませんでした。

ステップ2、導線をシミュレーションする

添付画像はシミュレーション時のスクリーンショットです。先ほど述べたように、メイン会議室＋6つの会議室が必要なため、導線をシミュレーションしました。

管理者がメイン会議室にいて、参加者が入場した後、「手動で」「1人ずつ」相手をグループディスカッション室に割り当てます。

これは、事前に名簿を準備し、参加者の会議室を確認し、割り当て誤りを避ける必要があることを意味します。

ステップ3、事前コミュニケーション

イベント当日の参加者が30人以上で、2つの会議室に分かれ、各2つのグループに分かれるため、その日の主催者とアシスタントと十分にコミュニケーションを取り、現在のイベント配置を理解してもらい、最大限のサポートを行う必要がありました。

ステップ4、イベント正式ローンチ

イベント当日、通常より30分早く会議室を開設しました。目的は、主催者とアシスタントが参加者より先にグループディスカッション室に入り、レセプションの役割を果たすためです。その後、イベント開始の15分前に参加者の入場を開始しました。参加者はメイン会議室に入ると、イベントの画像（会議室の割り当てをお待ちください）と音楽が表示され、約1分以内に自分の会議室に移動します。この時点で主催者とアシスタントもすでに室内で待機しており、イベントの流れを説明することができます。